UMUHIMU WA VIONGOZI KUJENGA TIMU IMARA

UCHAMBUZI WA KITABU; Smart Leaders Smarter Teams (Umuhimu Wa Viongozi Kujenga Timu Imara).

 
Uongozi ni moja ya sifa muhimu sana ambazo watu wanahitaji kuwa nazo ili waweze kufikia kile ambacho wanakitaka. Kuweza kuwashawishi watu wafanye kile ambacho ni muhimu inahitaji uwe na sifa nzuri za uongozi. Lakini pia uongozi haimaanishi wewe ndiyo ufanye kila kitu peke yako.

Kumekuwa na kasumba mbaya kwenye jamii zetu ya kwamba kiongozi ndiye anayeweza kufanya maamuzi yote muhimu. Hivyo kiongozi anasahau kwamba wale anaowaongoza ambao wapo chini yake wanaweza kuwa na mchango mzuri sana kwenye maamuzi anayokwenda kufanya. Kwa kasumba hii pia wale wanaoongozwa wanashindwa kujihusisha kwenye maamuzi na badala yake kutegemea kiongozi ndiyo afanye maamuzi yote. Kwa njia hii timu inashindwa kufanya vizuri na hivyo kushindwa kupata majibu bora.

Lengo la kufanya kazi kwa timu ni dhana kwamba walipo watu wawili wana mchango mkubwa pamoja kuliko kulinganisha michango yao kwa utofauti. Yaani ukichukua watu wawili ukawapa kazi kila mtu afanye kivyake, halafu ukaja kuwapa wafanye kwa pamoja, ile waliyofanya pamoja itakuwa bora kuliko zile mbili walizofanya kwa utofauti.
Matatizo haya ya viongozi na timu zao ndiyo yalimsukuma mwandishi na mshauri wa biashara na uongozi Roger Schwarz kuandika kitabu SMART LEADERS, SMARTER TEAMS. Yaani kiongozi anapokuwa na akili (smart) anaweza kutengeneza timu yenye akili zaidi (smarter).
 
Karibu tujifunze kwa pamoja mambo muhimu niliyoyapata kwenye kitabu hiki ambayo yatatuwezesha wote kuwa viongozi bora kwenye maisha.
1. Timu zote ni mifumo tata, hii ina maana kwamba kuna mambo mengi sana yanayochangia kuleta ufanisi mzuri wa timu. Haitoshi tu watu kujua majukumu yao au kujua dhumuni la kufanya kitu fulani. Watu wanahitaji kuona mchango wao ukithaminiwa na kutumiwa katika mipango mbalimbali. Kiongozi bora anaweza kutengeneza timu nzuri inayomsaidia kufikia ndoto alizonazo yeye.
2. Matatizo yote kwenye uongozi yanaanzia kwenye mtazamo yaani mindset. Mtazamo alionao kiongozi ndio unaosambaa kwenye timu yake. Mtazamo huo ndio unaochangia tabia za kiongozi na za timu yake na ni tabia hizi ndiyo zinaleta matokeo mazuri au mabaya. Mtazamo tunaozungumzia hapa ni yale mambo ambayo kiongozi na timu yake wanayaona ya thamani na jinsi wanavyochukulia mambo yao.
Kuna mitazamo mikuu miwili kwenye uongozi wa kazi au biashara.
3. Mtazamo wa kwanza ni ule wa udhibiti wa mtu mmoja. Huu ni ule mtazamo ambapo kiongozi ndiye anayefanya maamuzi yote kwa kila jambo. Watu wengine wote hawawezi kufanya maamuzi wala kuchangia kwenye ufanyaji wa maamuzi. Wao wanasubiri kiongozi aamue na kutekeleza.
Mtazamo huu ndio upo kwenye maeneo mengi na ndiyo mtazamo ambao umekuwa unawarudisha watu wengi nyuma. Timu ambazo zinaendeshwa kwa mtizamo huu hazina ushirikiano mzuri na hata ufanisi wake unakuwa mdogo.
4. Mtazamo wa pili ni ule wa ushirikiano katika timu. Hapa kiongozi na wale anaowaongoza wanashirikiana kwa pamoja katika kufanya maamuzi na kutekeleza maamuzi hayo. Hapa kila mtu anathaminiwa na mchango wake kuchukuliwa hata kama hauendani na kile ambacho kiongozi anakitaka. Kwa njia hii watu wanahamasika kufanyia kazi maamuzi ambayo wanajua wameshiriki katika kuyatengeneza.
5. Viongozi wengi wanapojaribu kubadili timu zao ili ziwe na ufanisi mkubwa, wamekuwa wakijikuta wanashindwa na kupata matokeo yale yale mabovu. Hii inatokana na kwamba wao wanajaribu kubadili tabia na kuacha kiini cha tatizo ambacho ni mtazamo wanaoendesha nao timu zao. Mabadiliko ya kweli yanatakiwa kuanzia kwenye mtazamo ambao kiongozi na timu yake wanao. Kumbuka mtazamo ndio unaojenga tabia na tabia ndiyo inayoleta matokeo.
Hivyo ukitaka kubadili matokeo, usibadili tabia bali badili mtazamo. Kwa kubadili mtazamo tabia zitabadilika na hata matokeo yatabadilika pia.
6. Viongozi wengi wamekuwa waking’ang’ania kuifanya maamuzi peke yao na kushindwa kuwashirikisha wale waliopo chini yao kwa kuogopa kwamba watakosa udhibiti wao kwa wale wanaowaongoza. Wao wanachukulia kwamba kwa sababu wapo juu basi lazima waamue kile kinachotakiwa kufanyika na wengine lazima wafuate. Njia hii unaweza kuona ni rahisi, lakini inapunguza sana ufanisi wa timu nzima. Kuwashirikisha wengine kwenye maamuzi siyo kupoteza udhibiti au mamlaka yako, bali ni kuongeza ushiriki wa wengine na hivyo kuongeza ufanisi.
7. Ili kujielewa vizuri wewe, mtazamo wako na tabia zako, chukua mfano wa kompyuta. Kama wewe ni kompyuta basi mtazamo wako ni kama ile program kuu inayoongoza kompyuta (operating system, kama windows). Hii ina maana kwamba kompyuta haiwezi kufanya chochote yenyewe kama haina program kuu, na hivyo kwako hakuna unachoweza kufanya bila ya kutumia mtazamo wako. Tabia zako ni sawa na program nyingine za kompyuta, kwa mfano program ya kuandikia. Sasa siyo kila program inaweza kuingia kwneye kila kompyuta. Kwa mfano kama unatumia program kuu ya kompyuta ya zamani, windows xp, huwezi kuweka program mpya ambayo imetengenezwa kwa ajili ya windos 10. Ili uweze kutumia program hiyo ni lazima ubadili kwanza ile program kuu ya kompyuta. Hivyo ili uweze kubadili matokeo yako ni lazima ubadili mtazamo wako.
8. Unapokuwa na mtazamo wa wewe kufanya maamuzi yote mwenyewe, maana yake unajaribu kuwalazimisha wengine wafanye kile unachotaka wewe. Na hata kama unakosea hawataweza kukuambia au kama kuna njia bora zaidi hawapati nafasi ya kukushirikisha. Katika mtazamo huu unaona wewe ndiyo upo sahihi na wengine wanakosea. Na pale watu wanapokuhoji unaona wana ajenda zao binafsi ambazo hazina maslahi mazuri. Kwa mtazamo huu unakuwa mtu wa kujihami na kutafuta makosa ya wengine.
9. Unapokuwa na mtazamo wa kushirikiana na wale unaowaongoza kwenye kufanya maamuzi, wanajifunza kutoka kwako na wewe unajifunza kutoka kwao. Unajua kuna vitu unajua na kuna vitu ambavyo hujui, ambao wao wanaweza kukusaidia uvijue. Kwa mtazamo huu unajua kila mtu anaona kitu kwa upande tofauti na mnapojadili kwa pamoja mnafikia muafaka ambao kila mtu anaufurahia. Kwa mtazamo huu huhofii kupoteza mamlaka yako, badala yake yanakuwa imara zaidi kwa sababu watu wanakuwa tayari kushirikiana na wewe kwa lolote mnalokubaliana kwa pamoja.
10. Kwa wale viongozi wanaoongoza kwa kufanya maamuzi yote muhimu peke yao huwa wanapata matokeo yafuatayo;
a. Ufanisi mbovu kwenye kazi ambapo maamuzi yanakuwa mabovu, kukosekana kwa ubunifu na uvumbuzi, kuongezeka kwa gharama za utendaji na kupoteza muda.
b. Mahusiano mabovu baina ya watu waliopo kwenye timu ambapo watu wanakosa kuaminiana, wanalaumiana na kuwa na migogoro kila mara.
c. Hali za watu zinakuwa hovyo ambapo wengi wanakosa hamasa ya kufanya kazi zao na kutokuridhishwa na kazi zao kitu ambacho kinawapelekea kuwa na msongo wa mawazo.
11. Kwa wale viongozi ambao wanafanya maamuzi kwa kuwashirikisha wale waliopo chini yao wanapata matokeo yafuatayo;
a. Ufanisi wa hali ya juu kwenye kazi wanazofanya ambapo maamuzi bora yanafanyika na kutekelezwa, ubunifu unakuwa mkubwa na gharama na muda wa utekelezaji unakuwa mdogo.
b. Mahusiano ya wale waliopo kwenye timu yanakuwa bora sana na kunakuwa na ushirikiano mkubwa, watu wanajitoa kufanya kwa juhudi, wanajifunza zaidi na wanaaminiana na kupunguza migogoro.
c. Hali za waliopo kwenye timu zinakuwa bora sana ambapo wanakuwa na hamasa ya kufanya kazi zao, wanaridhishwa na kazi wanazozifanya na wanakuwa hawana msongo wa mawazo.

TABIA NANE ZA KILA KIONGOZI KUJIJENGEA ILI KUWA NA TIMU BORA.
Ili kujenga timu bora ambayo itakuwa na ufanisi mkubwa unaotokana na ushirikiano bora, viongozi wote wanahitaji kuwa na mtizamo wa ushirikiano na kisha kujijengea tabia nane muhimu katika kutengeneza timu hizi. Tabia hizo nane ni kama ifuatavyo;

12. TABIA YA KWANZA; Toa maoni yako na uliza maswali makini.
Unapokuwa na timu yako eleza kwa nini unataka jambo fulani lifanyike na kisha uliza wengine maswali ambayo yatawasukuma wao kutoa michango au maoni yao pia. Unahitaji kuuliza maswali makini ili watu waweze kutoa mchango bila ya kuhofia wataonekana kwenda kinyume na kiongozi. Kwa njia hii watu watakuelewa ni nini unataka na watakuwa huru kutoa michango yao.

13. TABIA YA PILI; Washirikishe wengine taarifa zote zinazohusiana na jambo husika.
Baadhi ya viongozi wamekuwa wakiwapa watu nusu ya taarifa na hasa zile ambazo zinaendana na kile ambacho wanataka wao. Hii siyo njia nzuri ya kupata mawazo bora kutoka kwa wengine. Badala yake wape taarifa kamili na sahihi kuhusiana na jambo mnalojadili. Hapa unahitaji kuwa muwazi ili watu wajue ni nini hasa kinaendelea. Na kama kuna sehemu ya taarifa huwezi kuwapa kutokana na usiri wake basi waweke wazi ili wajue wanafanya maamuzi wakiwa na taarifa ambayo haijakamilika.

14. TABIA YA TATU; Tumia mifano halisi na sema moja kwa moja.
Pale unapoelezea jambo ambalo mnahitaji kufanya maamuzi kwa pamoja kama timu, ni vyema ukatumia mifano halisi ambayo itawafanya wote kuelewa ni nini hasa ambacho kinahitajika. Na pale unaposema jambo, liseme kwa uwazi bila kutafuta njia ya kulificha au kupunguza makali ya jambo hilo. Hakikisha watu wote mnaelewana ili muweze kufanya maamuzi sahihi.
Kwa mfano badala ya kusema kuna baadhi ya watu hapa hawajakamilisha ripoti zao, wataje kabisa ni wakina nani. Hii itawafanya wajue labda hazijakufikia na wale ambao wameshakamilisha wawe na uhakika kwamba zimekufikia.
15. TABIA YA NNE; Eleza nia ya kitu unachotaka.
Watu wanapenda kufanya kitu ambacho wanajua maana yake. Usipoeleza nia ya kitu watu hutengeneza maana zao wenyewe na zinaweza zikaenda kinyume na kile unachotaka wewe. Hivyo pale unapowahamasisha watu wafanye kitu, waambie kwa nini ni muhimu kitu hiko kifanyike. Kwa njia hii hata pale wao wanapochangia wanajua umuhimu wake na hivyo kuboresha zaidi ili lengo kuu lifikiwe.

16. TABIA YA TANO; Angalia manufaa na siyo nafasi.
Popote inapotokea hali ya kutokuelewana au kutokuwa na muafaka, vitu viwili vinahusika, maslahi na nafasi (interest and position). Kwenye maslahi mtu anaangalia ni nini anapata kwenye kitu husina na kwenye nafasi mtu anaangalia nafasi yake kwenye kile anachotaka, iwe ni kushinda, au kuonekana. Unapojaribu kutafuta hali ya kuelewana usifikirie kuhusu nafasi kwamba nani anashinda au nani anashindwa, badala yake angalia maslahi. Angalia maslahi ya makundi mawili ambayo yanashindwa kufikia muafaka na angalia ni suluhisho lipi linalenga maslahi ya wote. Kwa kujua maslahi ya kila upande na kuwa na njia ya wote kuyapata utaweza kutatua changamoto yoyote.

17. TABIA YA SITA; Pima dhana zako kwa wahusika.
Mara zote kuna kile kitu ambacho tunaona au kusikia na kisha kuna zile dhana ambazo tunazijenga sisi wenyewe kupitia kile ambacho tumeona au kusikia. Watu wanapenda kutengeneza dhana zao wenyewe kutokana na kile ambacho mtu mwingine amefanya. Na mara nyingi dhana hizi huwa siyo sahihi. Ili kuepuka wewe kuingia kwenye mtego huu, hakikisha kila dhana unayojenga kuhusu mtu unaipima. Na unaweza kuipima kwa kumuuliza mtu kama alikuwa anamaanisha kile ambacho umeelewa wewe. Kwa njia hii utaipata dhana halisi na hivyo kuweza kufanya maamuzi sahihi.

18. TABIA YA SABA; Tengeneza hatua inayofuata kwa pamoja.
Baada ya kupitia hatua zote kwa pamoja na timu yako, na kuhakikisha kila mtu ameelewa ni kipi hasa mnachotaka, na wale wenye maoni yao yamechukulia. Na kama kumekuwa na makundi mawili tofauti, mkishamaliza tofauti hizo sasa kinachofuata ni kukubaliana kwa pamoja ni hatua gani mnachukua. Kila mtu anaposhiriki kwenye maamuzi haya anayamiliki na hivyo inapokuja kwenye utekelezaji anafanya kazi kwa moyo na kwa juhudi.

19. TABIA YA NANE; Jadili yale yasiyojadilika.
Katika eneo lolote lile kuna mambo ambayo huwa hayajadiliki, haya ni mambo ambayo kila mtu anayajua, lakini hakuna anayethubutu kusema wazi. Kwa mfano watu wanahudhuria kwenye kikao wakijua kabisa mtu fulani anapenda kupoteza muda kwa mambo ambayo hayana msaada, kwenye kikao anafanya hivyo na hakuna anayesema lolote, na wanapotoka kwenye kikao wanaanza kuambiana kuhusu hilo tena. Au labda kuna kosa ambalo viongozi wanafanya na linaleta hasara ila hakuna anayethubutu kuliibua kwenye vikao. Hapa unahitaji kuyajadili mambo haya ambayo yasiyojadilika na pia kuwahamasisha wengine nao kuweza kufanya hivyo. Kwa kuwa na tabia hii utazuia makosa mengi yasiendelee kuharibu kazi zenu.

20. Wewe kama kiongozi kwenye familia yako, biashara yako, kazi yako, kanisa laki, na hata nafasi yoyote uliyopewa kwenye jamii, jua ya kwamba kila aliyepo chini yako ana mchango mkubwa katika kufikia yale maono yako wewe kama kiongozi. Usiwaone wengine kama watu waliopo tu kutekeleza, bali jua wana mengi ambayo wanaweza kuchangia na kushauri. Wahusishe watu wote kwenye maamuzi muhimu na kwa pamoja mtaweza kufanya mambo makubwa sana.
Fanyia kazi haya uliyojifunza ili uweze kuwa kiongozi bora na kuipeleka timu yako kwenye mafanikio makubwa.

TUPO PAMOJA,
Rafiki na Kocha wako,
Makirita Amani, 05,JUNI, 2016, JUMAPILI

CHANZO  CHA  MAARIFA:  AMKA  MTANZANIA  &  KISIMA   CHA  MAARIFA WEBSITES